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PROGRAMA MÓDULO 1 – OS DESAFIOS DO NOVO PAPEL DA SECRETÁRIA – Bete D´Elia
1. Os Desafios do novo Papel da Secretária
• As principais mudanças do novo Papel
- Do Fazer ao Assessorar
- A evolução profissional compatível com as mutações do mundo globalizado e mercado profissional
• As competências essenciais
• Visão global da empresa e do segmento do negócio
• Assessoramento ao(s) executivo(s) e/ou áreas, projetos
• Comprometimento com resultados
• Polivalência
• Aprender permanente
2. A construção da parceria com os executivos
• Parceria como necessidade e opção qualitativa para otimizar resultados
• Como deve ser a assessoria ao executivo
- Identifique seu perfil e expectativas
- Negocie indicadores de resultados
- Combine forma desejada de atendimento diário e de atendimento aos clientes, pares, família
- Combine estratégias diárias, para confirmar prioridades
• O que são commodities e o que são diferenciais dentro desta relação de parceria
• Agregue o “extra” como diferencial e vantagem competitiva
MÓDULO 2 - GERENCIAMENTO DE PROJETOS NA GESTÃO SECRETARIAL – Magali Amorim
1. Gerenciamento de Projetos
• O que é projeto e seu ciclo de vida
• A importância do Gerenciamento de Projetos
• As variáveis que impactam um projeto
• Restrição Tripla
• Papeis, responsabilidades e competências chaves do Gerente de Projetos
• Projetos da Gestão Secretarial – como obter melhores resultados a partir do correto Gerenciamento dos Projetos Secretariais
2. Planejamento de Projetos na Gestão Secretarial
• Planejamento e organização: componentes indispensáveis à sua eficiência
• Gerenciamento eficaz da agenda e follow up: diferencial na arte de assessorar
• Tipos de agendas manuais e eletrônicas
• Softwares e tecnologias ao nosso dispor
• Comunicação Assertiva – base para os relacionamentos no gerenciamento dos projetos da assessoria executiva
3. Gerenciamento de Viagens Nacionais e Internacionais
• Emissão de Passaporte
- Taxas
- Tipos
- Validade
• Vistos
- Americano
- Canadense
- Japonês
- Chinês
- Outros
• Agente de Viagem
- Bilhete Eletrônico
- Voucher
- Hospedagem
- Desenhando o Itinerário
- Alfabeto Turístico
• Check list de Viagem
• Breakdown da Viagem
- Moeda Estrangeira
4. Organização de Eventos
• Tipos de Eventos
• Fases do Evento
• Administração de A&B
• Logística do Evento
- Equipamentos
- Convites
- Recursos Humanos
- Recursos Financeiros
- Outros
• Check list para um evento de sucesso
- Utilizando o método PDCA para organizar o evento
- Planejamento
- Desenvolvimento
- Controle
- Ações corretivas
• Cerimonial & Protocolo
- Precedência
- Recebendo visitantes internacionais
- Restrição alimentar
- Culturas diversas
- Bandeiras
- Etiqueta empresarial
Plus deste Módulo: Aula Prática de Automaquiagem com Profissional de Indústria Cosmética Norte Americana
MÓDULO 3 - REDAÇÃO EMPRESARIAL - Íris Gardino
1. Cuidados gramaticais
• Principais pontos que causam dúvida ou controvérsia na comunicação escrita e oral.
2. Produção de textos
• Redação de emails do dia-a-dia da secretária
3. Revisão de textos
• A revisão como chave de sucesso para a emissão e a interpretação textuais
4. Qualidades do texto escrito
• O texto administrativo para ser bem-sucedido deve ser: claro, conciso, preciso, correto, objetivo, simples. A coesão e a coerência como pontos fundamentais para a estruturação textual com qualidade.
5. Correção de textos
• O que se deve corrigir e o que se deve aceitar em matéria de revisão de textos administrativos
6. Indicações bibliográficas
• Manuais e obras de referência para consultas no dia-a-dia do profissional
MÓDULO 4 - FINANÇAS BÁSICAS - Carlos Ercolin
1. A estruturação das demonstrações financeiras
• Análise das demonstrações financeiras
2. Visão geral de macro-economia
3. Indicadores econômicos e taxas de juros
• PIB – Produto Interno Bruto
• Índices de inflação
• Taxas de juros
4. Títulos públicos e privados
• Títulos privados
• Sistemas de custódia e pagamentos
5. Finanças pessoais
MÓDULO 5 - GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE ARQUIVOS - Inês Restier
1. A importância de um bom fluxo de tarefas
• Em arquivos tradicionais
• Em arquivos eletrônicos
• Entre tradicionais e eletrônicos
• Consequências do não cumprimento das “regras do jogo”
• Sistemas de arquivos direto e indireto
- Situação de ativo, inativo e temporários
• Metodologias
• Tempo de guarda
- Legal
- Informal
• Descartes
- Observação quanto aos aspectos de Responsabilidade Social e Ambiental
• Principais dificuldades com:
- Arquivos tradicionais (papel)
- Arquivos informatizados
• Importância do entrosamento entre áreas
- Características dos trabalhos desenvolvidos
- Políticas de segurança e privacidade
2. Competências essenciais
• O papel do técnico e do pessoal operacional na organização
• Desenvolvendo um fluxograma de necessidades
- Analisando a utilização dos recursos de tecnologia internos da organização para a elaboração, circulação e aprovação dos documentos técnicos
- Reflexos da situação atual
- Análise da situação desejada
• Novas posturas
• Aprendendo a ouvir e a resolver diferentes situações
• Transformando reclamações em oportunidades de melhoria
• Benefícios com as novas posturas
MÓDULO 6 - TENDÊNCIAS DA GESTÃO EXECUTIVA ESTRATÉGICA PARA A SECRETÁRIA - Stefi Maerker
1. Manual da carreira
2. Os ingredientes necessários para fazer sucesso nas empresas do século XXI
• O mundo está cada vez menor
– Conhecimento técnico x habilidades comportamentais
• Inovar ou morrer - melhor do que hoje - diferente de hoje
• Carreira e empregabilidade – múltiplos talentos
– Integridade é a base de qualquer carreira
• A sobrevivência na era do cliente – o prazer de servir
3. Motivação – Relacionamentos e riscos como chaves de sucesso
• Equipe – Delegar é uma arte. Ser reconhecida também é.
• Motivar é usar sua criatividade
• O jogo da negociação – combine planejamento, estratégias e relacionamento
• Empregabilidade – defina sua marca; conquiste parceiros; torne-se indispensável
